1.0 COLLECTION OF PERSONAL DATA

Personal Data is any information that relates directly or indirectly to you. This includes any information that can be used to distinguish, identify or contact you. For the avoidance of doubt, please note that this Policy is applicable to you only if you are an individual. Personal Data may include but is not limited to the following:

• Personal details such as name, identity card or passport number, gender, race, religion, education, nationality, date of birth or age, marital status, occupation, photo, banking account details etc;
• Contact details such as address, telephone number, mobile number, facsimile number, email address etc;
• Other information that is, has been or may be collectedby the company or which you’ve provided, from time to time, in connection with any service, transaction, survey, questionnaire or communications with or provided by the company and
• Personal Data from credit reporting agencies, government agencies, credit bureau reports etc.

2.0 COLLECTION AND PROCESSING OF PERSONAL DATA

URVB Group collects your Personal Data directly or indirectly in the following ways for the following purposes:

a. From Existing and/or Potential Clients/Customers

In order for us to provide our services effectively and efficiently, URVB Group will collect and further process Personal Data, where required, in connection to the delivery of our service, including but not limited to the following:

• To process your request for proposal, understand your needs and offeringservices to meet these needs;
• To communicate with you in relation to our services;
• To respond to enquiries from clients/customers;
• For administration purposes including billing, payment and debt collection;
• For insurance purposes;
• To protect our rights or property and that of our users and, where appropriate, to comply with legal and regulatory requirements;
• For risk management purposes;
• For internal investigations, audit or security purposes;
• To maintain records as required and permitted to be collected by law, professional standards, security, claims or other legal purposes;
• To share personal data with UR Virtue Berhad and its related companies as defined in the Companies Act 1965
• To conduct research, analysis and improvement
• To market and advertise products and services
• To facilitate human resource management activities relating to employees
• To share personal data for the purpose of banking facilities, signing of legal and accounting documents
• For education and training
• For such other purposes as permitted by applicable law or with your consent ; and
• For all other purposes incidental and associated with any of the above.

b. From Existing and/or Potential Vendor, Supplier and Service Providers

Personal Data is collected and further processed by URVB Group for the assessing, selection, administration, etc of vendor, supplier and service providers, and to operate our premises in a manner which is physically safe, secure and befitting of health and safety requirements.

c. From Existing and/or Potential Employees

Personal Data is collected and further processed by URVB Group for recruitment purposes and updating of employee information in the personal files whether required by the Employment Act 1955 or otherwise.

d. From Third Parties

Personal Data may also be collected by us from third parties whom we deal with or are connected with our clients or employees and from such other sources where they have given your consent for the disclosure of Personal Data and/or where otherwise lawfully permitted.

3.0  DISCLOSURE OF PERSONAL DATA

As part of our service to our clients, we may be required or need to disclose your Personal Data to third parties such as:

• Appointed professionals acting on our behalf—including auditors, legal counsel, company secretaries, consultants, contractors, and other authorised advisors—may process your Personal Data in the course of delivering services to us
• Law enforcement agencies, regulatory or other government agencies or to other third parties to comply with legal or regulatory obligations or request by relevant governmental authorities, statutory authorities, local council and industry regulations (such as Securities Commission, Bursa Malaysia Securities Berhad, Companies Commission of Malaysia etc);
• Companies and/or organisations that assist us in processing and/or otherwise fulfilling transactions and providing you or our clients with our services;
• UR Virtue Berhad and its related companies as defined in the Companies Act 1965
• Other parties who may jointly provide services requested for purposes that are related to our purpose of collecting and using the Personal Data, subject at all times to any laws (including regulations, guidelines and/or by-laws) applicable to URVB Group; and
• Personal Data may also be disclosed to other parties in respect of whom you have given your express or implied consent to such parties as may be required by law, court, regulator or legal process to disclose.

It may be necessary for URVB Group to transfer Personal Data outside of Malaysia if business associates involved in the provision of our services are located outside of Malaysia or if you are located outside of Malaysia and require our services, in order for us to perform our service. We shall take reasonable steps to ensure that and such transfers of Personal Data are adequately secured.

4.0 RIGHTS TO ACCESS AND CORRECT PERSONAL INFORMATION

In accordance with the Act, individuals have rights to access and correct their Personal Data held by us, if they are of the opinion that such Personal Data held by us is inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date. Accordingly, you may make a written request to URVB Group by contacting our PDPA Compliance Officer whose details are documented in Section 10 of this Policy.

Please provide us with proof of your identity, address and other sufficient information to enable us to identify you when submitting your request for accessing or correcting your Personal Data. On receipt of your written request, we may comply (subject to our receipt of a nominal fee allowed by the law) or refuse your request to access or rectify your Personal Data. If we refuse your request, we will notify you the reason for such refusal or charge a fee for processing your request for access or rectification permitted by law to help us defray administration cost.

4.1 RIGHT TO PREVENT PROCESSING LIKELY TO CAUSE DAMAGE OR DISTRESS

Individuals may submit a written request to prevent the processing of personal data if such processing is likely to cause unwarranted damage or distress. This includes, but is not limited to, the use of inaccurate or outdated health information that may adversely affect treatment outcomes or insurance claims.

4.2 RIGHT TO PREVENT PROCESSING FOR DIRECT MARKETING

Individuals have the right to object to the processing of their personal data for direct marketing purposes. This includes promotional materials, health campaigns, and wellness communications. Requests to opt out may be made in writing.

4.3 RIGHT TO WITHDRAW CONSENT

Individuals may withdraw consent for the processing of personal data at any time. Upon withdrawal, URVB Group will cease processing the data unless required by law or necessary for the provision of ongoing medical services. Withdrawal of consent may affect the availability or continuity of certain healthcare services.

4.4 RIGHT TO BE INFORMED

Individuals shall be informed of the purpose, scope, and intended recipients of their personal data at the point of collection. URVB Group provides a comprehensive Privacy Notice detailing how personal data is collected, used, stored, and protected. This notice is accessible in both Bahasa Malaysia and English

5.0 INTEGRITY OF PERSONAL DATA

URVB Group will take reasonable steps to make sure that Personal Data which we collect, use or disclose are accurate, complete, not misleading and up-to-data. We wish to encourage you to contact us in the event there is any change to the Personal Data you had furnished to us.

6.0   SECURITY OF PERSONAL DATA

URVB Group will take reasonable steps to protect the personal data it holds from loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration or destruction.

7.0   RETENTION OF PERSONAL DATA

The Personal Data collected will only be retained for as long as it is required for the purposes for which it was collected or as required by law.

8.0 CONTACT

Please contact us by using any of the following modes if you have any queries or complaints in respect of your personal data.

A. Email: urpdpa1@gmail.com

Tan Soo Hua, Chief Operating Officer

urpdpa2@gmail.com

Ng Chia Wen, Chief People Officer

B. Address: Level 10, Menara Skymind, 37, Jln Sultan Ahmad Shah,

10050 George Town, Pulau Pinang

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

UR Group, termasuk UR Virtue Berhad dan subsidiarinya, komited untuk melindungi data peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“PDPA”). Notis ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, menzahirkan dan melindungi data peribadi anda.

Notis ini terpakai kepada semua pelanggan, pembekal dan pekerja kami yang sedia ada dan/atau berpotensi. Dengan memberikan Data Peribadi anda kepada kami, anda memberikan persetujuan terhadap pengumpulan, penggunaan, akses, pemindahan, penyimpanan dan pemprosesan Data Peribadi anda seperti yang dinyatakan dalam Polisi ini. Sekiranya anda tidak bersetuju dengan pengumpulan dan/atau pemprosesan Data Peribadi anda oleh syarikat bagi tujuan yang kami anggap sesuai, kami mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan yang anda perlukan, mempertimbangkan anda untuk peluang pekerjaan, atau melantik anda sebagai pembekal perkhidmatan atau barangan kami. Sekiranya anda tidak bersetuju dengan penggunaan Data Peribadi anda oleh kami, sila hubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami yang butiran hubungannya dinyatakan dalam notis ini.

1.0  PENGUMPULAN DATA PERIBADI

Data Peribadi merujuk kepada sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan anda. Ini termasuk sebarang maklumat yang boleh digunakan untuk membezakan, mengenal pasti atau menghubungi anda. Untuk mengelakkan sebarang kekeliruan, sila ambil perhatian bahawa Polisi ini hanya terpakai kepada anda sekiranya anda adalah seorang individu.

Data Peribadi mungkin merangkumi tetapi tidak terhad kepada perkara berikut:

• Maklumat peribadi seperti nama, nombor kad pengenalan atau pasport, jantina, bangsa, agama, pendidikan, kewarganegaraan, tarikh lahir atau umur, status perkahwinan, pekerjaan, gambar, butiran akaun bank dan sebagainya;
• Maklumat hubungan seperti alamat, nombor telefon, nombor telefon bimbit, nombor faks, alamat emel dan sebagainya;
• Maklumat lain yang telah, sedang atau mungkin dikumpul oleh syarikat atau yang anda berikan dari semasa ke semasa berhubung dengan sebarang perkhidmatan, transaksi, tinjauan, soal selidik atau komunikasi dengan atau yang disediakan oleh syarikat; dan
• Data Peribadi daripada agensi pelaporan kredit, agensi kerajaan, laporan biro kredit dan sebagainya.

2.0 PENGUMPULAN DAN PEMPROSESAN DATA PERIBADI

URVB Group mengumpul Data Peribadi anda secara langsung atau tidak langsung melalui cara-cara berikut bagi tujuan-tujuan seperti yang dinyatakan:

A. Daripada Pelanggan/Pelanggan Berpotensi yang Sedia Ada

Bagi membolehkan kami menyediakan perkhidmatan secara berkesan dan efisien, URVB Group akan mengumpul dan memproses Data Peribadi, jika diperlukan, berhubung dengan penyampaian perkhidmatan kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Memproses permintaan cadangan anda, memahami keperluan anda dan menawarkan perkhidmatan yang sesuai;
• Berkomunikasi dengan anda berkenaan perkhidmatan kami;
• Menjawab pertanyaan daripada pelanggan;
• Untuk tujuan pentadbiran termasuk pengebilan, pembayaran dan kutipan hutang;
• Untuk tujuan insurans;
• Melindungi hak atau harta kami dan pengguna kami serta, jika perlu, mematuhi keperluan undang-undang dan peraturan;
• Untuk tujuan pengurusan risiko;
• Untuk siasatan dalaman, audit atau keselamatan;
• Menyimpan rekod seperti yang diperlukan dan dibenarkan oleh undang-undang, piawaian profesional, keselamatan, tuntutan atau tujuan undang-undang lain;
• Berkongsi Data Peribadi dengan UR Virtue Berhad dan syarikat berkaitan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Syarikat 1965;
• Menjalankan penyelidikan, analisis dan penambahbaikan;
• Memasarkan dan mengiklankan produk serta perkhidmatan;
• Memudahkan aktiviti pengurusan sumber manusia berkaitan pekerja;
• Berkongsi Data Peribadi bagi tujuan kemudahan perbankan, penandatanganan dokumen undang-undang dan perakaunan;
• Untuk pendidikan dan latihan;
• Untuk tujuan lain yang dibenarkan oleh undang-undang yang berkuat kuasa atau dengan persetujuan anda; dan
• Untuk semua tujuan lain yang berkaitan dan bersampingan dengan mana-mana perkara di atas.

B. Daripada Vendor, Pembekal dan Penyedia Perkhidmatan yang Sedia Ada dan/atau Berpotensi

Data Peribadi dikumpul dan diproses oleh URVB Group bagi tujuan penilaian, pemilihan, pentadbiran dan lain-lain berkaitan vendor, pembekal dan penyedia perkhidmatan, serta bagi mengendalikan premis kami secara fizikal yang selamat, terjamin dan mematuhi keperluan kesihatan serta keselamatan.

C. Daripada Pekerja yang Sedia Ada dan/atau Berpotensi

Data Peribadi dikumpul dan diproses oleh URVB Group bagi tujuan pengambilan pekerja dan pengemaskinian maklumat pekerja dalam fail peribadi sama ada seperti yang dikehendaki oleh Akta Kerja 1955 atau sebaliknya.

D. Daripada Pihak Ketiga

Data Peribadi juga mungkin dikumpul daripada pihak ketiga yang berurusan dengan kami atau yang mempunyai kaitan dengan pelanggan atau pekerja kami serta daripada sumber lain yang telah memberikan persetujuan untuk pendedahan Data Peribadi dan/atau yang dibenarkan secara sah.

3.0 PENZAHIRAN DATA PERIBADI

Sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami kepada pelanggan, kami mungkin perlu atau dikehendaki untuk menzahirkan Data Peribadi anda kepada pihak ketiga seperti berikut:

• Profesional yang dilantik dan bertindak bagi pihak kami—termasuk juruaudit, penasihat undang-undang, setiausaha syarikat, perunding, kontraktor dan penasihat lain yang diberi kuasa—yang mungkin memproses Data Peribadi anda semasa menyampaikan perkhidmatan kepada kami;
• Agensi penguatkuasaan undang-undang, badan pengawalseliaan atau agensi kerajaan lain, atau kepada pihak ketiga lain bagi tujuan pematuhan terhadap obligasi undang-undang atau peraturan, atau permintaan daripada pihak berkuasa kerajaan yang berkaitan, pihak berkuasa berkanun, majlis tempatan dan peraturan industri (seperti Suruhanjaya Sekuriti, Bursa Malaysia Securities Berhad, Suruhanjaya Syarikat Malaysia dan sebagainya);
• Syarikat dan/atau organisasi yang membantu kami dalam memproses dan/atau melaksanakan transaksi serta menyediakan perkhidmatan kepada anda atau pelanggan kami;
• UR Virtue Berhad dan syarikat berkaitan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Syarikat 1965;
• Pihak lain yang mungkin bersama-sama menyediakan perkhidmatan yang diminta bagi tujuan yang berkaitan dengan tujuan kami mengumpul dan menggunakan Data Peribadi, tertakluk kepada undang-undang (termasuk peraturan, garis panduan dan/atau undang-undang kecil) yang terpakai kepada URVB Group; dan

• Data Peribadi juga mungkin didedahkan kepada pihak lain yang mana anda telah memberikan persetujuan secara nyata atau tersirat, atau seperti yang dikehendaki oleh undang-undang, mahkamah, pengawal selia atau proses undang-undang untuk didedahkan.

Sekiranya perlu, URVB Group mungkin memindahkan Data Peribadi ke luar Malaysia sekiranya rakan niaga yang terlibat dalam penyampaian perkhidmatan kami berada di luar Malaysia atau sekiranya anda berada di luar Malaysia dan memerlukan perkhidmatan kami. Kami akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa pemindahan Data Peribadi tersebut adalah selamat dan dilindungi dengan secukupnya.

4.0 HAK UNTUK MENGAKSES DAN MEMBETULKAN MAKLUMAT PERIBADI

Selaras dengan Akta, individu mempunyai hak untuk mengakses dan membetulkan Data Peribadi mereka yang disimpan oleh kami sekiranya mereka berpendapat bahawa Data Peribadi tersebut adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak dikemas kini. Oleh itu, anda boleh membuat permintaan secara bertulis kepada URVB Group dengan menghubungi Pegawai Pematuhan PDPA kami seperti yang dinyatakan dalam Seksyen 10 Polisi ini.

Sila kemukakan bukti pengenalan diri, alamat dan maklumat lain yang mencukupi bagi membolehkan kami mengenal pasti anda semasa permintaan untuk mengakses atau membetulkan Data Peribadi dikemukakan. Setelah menerima permintaan bertulis anda, kami mungkin akan mematuhi (tertakluk kepada penerimaan bayaran nominal seperti yang dibenarkan oleh undang-undang) atau menolak permintaan anda untuk mengakses atau membetulkan Data Peribadi. Sekiranya kami menolak permintaan anda, kami akan memaklumkan sebab penolakan tersebut atau mengenakan bayaran bagi memproses permintaan akses atau pembetulan seperti yang dibenarkan oleh undang-undang bagi menampung kos pentadbiran.

4.1 HAK UNTUK MENGHALANG PEMPROSESAN YANG BOLEH MENYEBABKAN KEROSAKAN ATAU TEKANAN

Individu boleh mengemukakan permintaan bertulis untuk menghalang pemprosesan data peribadi sekiranya pemprosesan tersebut berkemungkinan menyebabkan kerosakan atau tekanan yang tidak wajar. Ini termasuk, tetapi tidak terhad kepada, penggunaan maklumat kesihatan yang tidak tepat atau tidak dikemas kini yang boleh menjejaskan hasil rawatan atau tuntutan insurans.

4.2 HAK UNTUK MENGHALANG PEMPROSESAN BAGI TUJUAN PEMASARAN LANGSUNG

Individu mempunyai hak untuk membantah pemprosesan data peribadi mereka bagi tujuan pemasaran langsung. Ini termasuk bahan promosi, kempen kesihatan dan komunikasi berkaitan kesejahteraan. Permintaan untuk tidak mengambil bahagian boleh dibuat secara bertulis.

4.3 HAK UNTUK MENARIK BALIK PERSETUJUAN

Individu boleh menarik balik persetujuan terhadap pemprosesan data peribadi pada bila-bila masa. Setelah penarikan balik dibuat, URVB Group akan menghentikan pemprosesan data tersebut kecuali jika dikehendaki oleh undang-undang atau perlu bagi penyampaian perkhidmatan perubatan yang berterusan. Penarikan balik persetujuan mungkin menjejaskan ketersediaan atau kesinambungan sesetengah perkhidmatan penjagaan kesihatan.

4.4 HAK UNTUK DIMAKLUMKAN

Individu berhak untuk dimaklumkan tentang tujuan, skop dan penerima yang dimaksudkan bagi data peribadi mereka pada waktu pengumpulan. URVB Group menyediakan Notis Privasi yang komprehensif yang memperincikan bagaimana data peribadi dikumpul, digunakan, disimpan dan dilindungi. Notis ini boleh diakses dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris.

5.0 INTEGRITI DATA PERIBADI

URVB Group akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa Data Peribadi yang kami kumpul, gunakan atau zahirkan adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan sentiasa dikemas kini. Kami menggalakkan anda untuk menghubungi kami sekiranya terdapat sebarang perubahan terhadap Data Peribadi yang telah anda berikan kepada kami.

6.0 KESELAMATAN DATA PERIBADI

URVB Group akan mengambil langkah yang munasabah untuk melindungi Data Peribadi yang disimpan daripada kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses atau pendedahan tanpa kebenaran atau secara tidak sengaja, pengubahan atau kemusnahan.

7.0 PENYIMPANAN DATA PERIBADI

Data Peribadi yang dikumpul hanya akan disimpan selama mana ia diperlukan bagi tujuan ia dikumpul atau seperti yang dikehendaki oleh undang-undang.

8.0 HUBUNGI

Sila hubungi kami melalui mana-mana saluran berikut sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan Data Peribadi anda:

A. Email: urpdpa1@gmail.com

Tan Soo Hua, Chief Operating Officer

urpdpa2@gmail.com

Ng Chia Wen, Chief People Officer

B. Address: Level 10, Menara Skymind, 37, Jln Sultan Ahmad Shah,

10050 George Town, Pulau Pinang

How to Contact Us

If you have any inquiries or comments about this Privacy Policy, please contact us.

© UR GROUP. All rights reserved.